de slimme oplossing voor uw relatiebeheer
Behoud eenvoudig overzicht in externe samenwerking.
informatie delen
Inzicht en overzicht
Jaarlijks voert uw organisatie honderden tot duizenden overleggen met externe partijen.
Veel van die informatie wordt echter niet of nauwelijks gedeeld.
Zonde — want daardoor:
• Ontstaat dubbel werk
• Wordt waardevolle kennis niet gedeeld
• Ontbreekt het overzicht in externe contacten
overzicht creëren
Onze oplossing
Door informatie uit afspraken te delen ontstaat inzicht en overzicht. Informatie wordt zo ontsloten dat collega’s automatisch met elkaar in contact worden gebracht.
Dit kan met minimale handelingen. Zonder nieuwe systemen. Deze toepassing draait binnen de Microsoft 365-omgeving.
Deze oplossing is speciaal ontwikkeld voor organisaties in de publieke sector die intensief samenwerken met externe partijen.
de zoektocht
Herkenbaar?
🗨️ “We willen relaties rondom belangrijke thema’s versterken, beter samenwerken en elkaar op de hoogte houden van wat er speelt.”
🗨️ “Ons externe netwerk is zó uitgebreid. We hebben iets nodig om daar samen lijn in aan te brengen.”
🗨️ “We willlen geen duur CRM-systeem met veel handmatig werk. Maar we willen wél grip houden op ons externe netwerk.”
🗨️ “Voordat ik in overleg ga met een organisatie, wil ik weten wat er verder speelt. Wie sprak er al mee, wat is er besproken?
“Bij ons wijkteam voeren we elke week ontzettend veel gesprekken met externe partijen: zorgaanbieders, woningcorporaties, scholen, noem maar op. Zelf had ik die maand al bijna vijftig afspraken ingepland. Allemaal nuttig en belangrijk, maar verspreid over de agenda’s van mij en mijn collega’s.
Toen een wethouder mij vroeg: ‘Hoe ziet ons netwerk er eigenlijk uit in deze wijk?’ wist ik daar geen antwoord op. Iedereen had wel wat informatie, maar niemand had het totaaloverzicht. Dat voelde frustrerend – we misten de kans om slimmer samen te werken.
Nu zien we in één oogopslag zie ik welke organisaties het meest betrokken zijn, welke thema’s spelen en welke collega al contact heeft met dezelfde partner. Dat geeft rust, overzicht en maakt dat we als team veel sterker naar buiten treden.”
slimme infrastructuur
Hoe het werkt
Onze oplossing combineert bestaande Microsoft 365-onderdelen tot een slimme, veilige infrastructuur die het onderhouden van externe contacten eenvoudiger maakt.
🔄 Automatische verwerking van agenda-afspraken
Afspraken uit de agenda worden automatisch opgehaald en voorgelegd ter goedkeuring. Medewerkers bepalen zelf wat wordt gedeeld.
🗃️ Centraal overzicht
Na goedkeuring worden de overleggen opgeslagen, en ontsloten via een dashboard waarin alles overzichtelijk samenkomt.
📚 Attenderingen
Via persoonlijke berichten en thematische kanalen zien medewerkers welke afspraken en contacten relevant zijn. Zo wordt onderlinge afstemming en goede voorbereiding gestimuleerd.
⚙️ Modulair, schaalbaar en flexibel
In te richten zodat het precies aansluit bij de schaal waarop je wilt werken (team, afdeling, organisatie), de doelen die je wilt bereiken, de processen die je al hebt.
🛡️ Volledig controleerbaar en verwijderbaar
Informatie wordt alleen opgeslagen met expliciete toestemming. Er zijn heldere regels voor herinneren en automatisch opschonen.
🚫 Geen extra systemen nodig
Alles draait binnen Microsoft 365 — geen nieuw CRM of extra tools nodig.
In het dashboard kun je in één oogopslag zien welke externe afspraken er plaatsvinden. Het dashboard is flexibel in te richten.
Iedere week ontvangen medewerkers een overzicht van de actuele externe afspraken.
Daarin zie je: met welke organisaties meerdere afspraken zijn gepland, rond welke thema’s het meeste gebeurt.
Een mogelijkheid is om automatisch een bericht in thematische Teamskanalen te plaatsen.
Medewerkers kunnen hierop reageren. Zo wordt contact en samenwerking gestimuleerd.
Een e-mail attendeert medewerkers op aankomende externe afspraken en wijst hen op relevante informatie in het dashboard.
Medewerkers worden altijd gevraagd om bevestiging voor opname van hun afspraken. Ook kunnen zij informatie nog wijzigen.
In dit voorbeeld wordt na afloop gevraagd of de toelichting moet worden aangepast en waar men het verslag kan vinden.
Er kunnen ook hele andere vormen van opvolging worden gecreëerd, denk aan Een herinnering om actiepunten te registreren of besluiten vast te leggen
“Bij elke interimopdracht waar ik binnenstap, zie ik het weer: niemand heeft een totaaloverzicht van wie contact heeft met welke leverancier. Wie voert de dagelijkse gesprekken? Wie zit aan tafel bij de tactische of strategische overleggen? En wat is er eigenlijk besproken?
Als interim contractmanager werkte ik bij zowel commerciële organisaties als overheidsinstanties. En telkens liep ik tegen dezelfde vragen aan: welke afspraken zijn eerder gemaakt – en waar vind je die terug? Vaak stond de informatie verspreid in mailboxen, SharePoint, Teams-kanalen of alleen in de hoofden van collega’s.
Met deze oplossing verandert dat. Alle afspraken worden automatisch vastgelegd en inzichtelijk: met wie je sprak, wanneer, en waar het over ging. Dat geeft inzicht, overzicht én grip op je relaties – precies de basis die je nodig hebt om leveranciersmanagement goed neer te zetten.”
beter samenwerken
Wat het oplevert
✅ Minder dubbel werk en miscommunicatie
✅ Eén verhaal naar buiten als organisatie
✅ Inzicht in wie contact heeft met welke organisatie
✅ Betere samenwerking rond strategische thema’s
✅ Grip op externe contacten — zónder duur CRM-systeem
jouw data, jouw controle
🔐 Privacy & Beveiliging
• Informatie wordt alleen gedeeld met expliciete toestemming
• Data blijft in de eigen omgeving
• Gebruiker kan tekst aanpassen, toelichting geven of afwijzen
• Verwerking conform de AVG
• Vertrouwelijke inhoud wordt nooit automatisch gedeeld
“Toen ik ontdekte hoeveel er mogelijk is met het Microsoft Power Platform. Ik heb me dit snel eigen gemaakt, juist omdat ik zag hoeveel het kan betekenen om organisaties te helpen slimmer en efficiënter te werken.
Ik zie mezelf als iemand die vanuit de praktijk oplossingen bedenkt en realiseert die direct waarde toevoegen. Ik ben mij bewust van dat low-code niet betekent dat het “vanzelf” gaat. Ook in een low-code omgeving is het belangrijk om verantwoord en doordacht te bouwen.
Mijn achtergrond in informatiemanagement helpt me daarbij: ik kan de brug slaan tussen technologie en de informatiebehoefte van een organisatie, en zo zorgen dat oplossingen niet alleen snel, maar ook duurzaam en goed doordacht zijn.
Het Power Platform geeft mij de middelen om organisaties echt vooruit te helpen. Wat ik wil, is samen met anderen werken aan digitale oplossingen die het werk makkelijker maken – en die aansluiten bij de snel veranderende behoeften van vandaag.”
HEERKO KOOPS, EIGENAAR FUELTRO IT
flexibele toepassing
Op maat voor jouw organisatie
Dit is geen one-size-fits-all-oplossing. We stemmen de inrichting af op wat voor jouw organisatie logisch en werkbaar is:
• Je bepaalt zélf op welke schaal je het wil toepassen: organisatie, afdeling, projectteam, intern netwerk.
• De dashboards, notificaties en opvolging worden afgestemd op jouw processen.
Iets voor jouw organisatie? Doe de quickscan!